雇员监督的利弊
对我们大多数人来说,有人监控我们电脑使用的想法 充其量是过时的。 我们珍视我们的隐私, 这延伸到我们的电脑和装置。 尽管如此,我们对工作场所隐私的期望必须不同于我们的个人生活。 无论我们是在雇主的办公场所工作还是远程工作,我们通常使用的设备和跨越桌面的数据都不属于我们。 因此,许多雇主有合理甚至必要的理由监测我们每天如何使用这些资产。
一个原因是衡量生产率。 管理者对分布式员工如何花时间的能见度并不像雇员都向中央地点报告时那样高. 当劳动力大而且更替率高时,情况也是如此,例如,呼叫中心也是如此。 在家工作对生产力跟踪的原有结构提出了挑战,这意味着监测工具也需要支点。 并且利用监测工具记录员工在具体任务上花费多少时间,使管理人员不仅能洞察员工个人的表现,还能了解当前业务流程实现公司目标的情况.
有时,这类活动监测会发现不良行为. 传统的安全措施,如防火墙,在防御基于互联网的攻击方面做得非常好。 尽管如此,他们对于内幕威胁却不那么有效,因为员工可以进入系统,但使用这种进入的方式违反了公司政策. 在这种情况下,详细的活动记录可以成为纪律行动或(在最坏的情况下)诉讼的重要法医证据。
雇员行为失检的严重案件往往涉及敏感信息的处理不当。 这可能意味着商业秘密,但它也可能指受政府法规保护的特定类别的数据,如Sarbans-Oxley,HIPAA,或欧盟GDPR. 雇员监测系统可以帮助提供合规审计所需的信息。 更精密的系统甚至可以扫描员工的外传文件,电子邮件,和聊天,并在传输前标出或屏蔽似乎违反政策的信息. 这种措施对于防止严重的数据破坏可能十分宝贵。
然而,考虑员工监督的缺点也很重要. 雇主应认真考虑他们希望部署的监测数量和程度。 如前所述,许多员工可能会对被监视的想法感到不舒服. 工作场所的偏执气氛会导致士气低落,这可能导致工作人员流失。
还必须指出的是,生产率监测工作有时会起反作用,产生相反的效果。 员工意识到自己被按照生产力配额衡量,可能会形成一种模式,试图通过在他们认为预期会花时间的应用和网站上玩弄系统,而不是在对公司有实质利益的活动上. 同样,负责审查大量雇员监测数据的管理人员可能花费过多的时间这样做,即使报告显示几乎没有问题领域。
最后,雇主应特别考虑雇员监测的道德和潜在法律后果。 我们测试过的一些产品 让你在员工的机器上安装监控功能 而不让他们知道 并避免被检测到 这并不意味着你应该。 这种隐蔽的监视 不仅是最侵入性的监视方式 而且还可能违反各种司法管辖区的法律 国家,州,省,甚至城市对此都有自己的想法,所以要小心行事.
雇员监测软件做什么?
雇员监测系统超越了计时、停工和管理工作量的核心时间跟踪功能。 虽然本次整顿中的一些销售商基本上都是跟踪增加了键盘记录,位置跟踪,截图等细微监测功能的玩家,但其他供应商则提供了跟踪所有员工活动的深度监测平台. 特别是对于在呼叫中心安排数千名轮班工人的大型公司,安装在公司机器上的雇员监测员使这些企业在业务中具有完整的可见度和可追踪性。
雇员监测人员还汇总了关于雇员生产率的关键数据。 要从生产率追踪开始, 你通常会将应用程序和网站 分类为生产性和无效益的类别。 然后,你会分解你期望 每一个团队,部门,或个人员工的生产力。 生产力评分算法可以衡量个人过去的业绩以及同龄人的业绩。 这些数据较少涉及员工的纪律约束,更多涉及帮助团队正确课程,保持生产力.
定制和用户组合在这里很重要,因为一个被认为对一个工作功能有生产力的应用程序可能会被认为对另一个工作没有效益. 例如,社交媒体管理人员在脸书和推特上花了大量时间,因为这是他们角色的核心,而每天在Linked上花费许多小时的销售经理则需要花费很多时间. 在或者其他社交场所应当吐红旗. 自动化和通过电子邮件提醒和警告来设定警报的能力也是管理大量分布的劳动力的有效方法。
一些产品还可以实时汇总宏观层面的活动数据,在管理员和管理仪表板上显示. 还可以编制详细的报告,以切碎各种生产力指标。 例如,您可能利用各种因素,如最有生产力或最无生产力的员工,或比较具体项目的团队或部门效率或生产率,对数据进行钻探。
员工监控工具通常会提供 高亮度的数据可视化。 例子可能包括生产力条条,它可以细分生产和非生产性应用百分比或列出显示活跃或不活跃用户或最经常使用的应用软件的目录和领导牌。 许多我们测试的解决方案也追踪和登录那些占用最多员工时间的网站或服务,以及那些利用不足的网站或服务.
活动跟踪的另一个方面是按键监测,这为雇员的活动提供了基线。 一旦您掌握了员工打字或与其机器互动的频率数据,您就可以根据相应的因素进行映射,以填写其在线活动的完整剖面. 例子可能包括截图,活动日志,审计线索, 以及我们以后会进入的另一种更深层次的监测载体。
我们测试过的一些最强大的监控软件 可以接收原始的按键数据 指一个时间标注的地图 显示系统按键用户在任何特定时间所按的 此外,更新的工具如Controlio聚合键盘并同步到视频中,以形成更准确的员工活动画面. 因此,你可以看到员工正在做什么和何时做的全部背景,并推断他们为什么这样做. 对于需要收集法医证据的公司来说,这种深入了解是无与伦比的,例如,对于监管遵守情况审计来说。
监测系统越来越聪明
今天的雇员监测系统使用新技术,如地理定位,按键记录,截图,录像,甚至访问安装在远程个人电脑上的网络摄像头. 将云计算带入混搭意味着你可以捕捉到这种数据的千兆字节并将其在线存储,在那里管理人员很容易访问. 更重要的是,这些数据不只是沉睡。 模式匹配算法对其进行扫描,以预测内幕威胁,测量个人和团队的生产力,并追溯导致问题或数据泄露的步骤.
最强大的员工监测工具可以发挥全视眼的作用. 他们从员工的应用中 了解到他们和谁聊天 以及他们说的话 他们也可以使用自动化逻辑,如关键词触发器和政策规则,让管理员知道员工何时做他们不该做的事. 他们常常可以这样做,同时将隐形运行作为一个变相的过程,因此员工不一定知道何时被监视.
屏幕截图和屏幕记录是比较突出的监测工具之一。 通常情况下,管理员可以配置规则和设置,在特定的间隔拍摄截图,例如每小时一次,每15分钟一次,甚至每10秒(或更短)一次. 一些工具还支持现场截图或连续录制视频,允许管理员在员工的机器上进行现场检查,或拉动特定时间段的时间戳记录.
一些监测系统将截图与相应的元数据一起存储. 这些内容可纳入整个监测仪表板,管理人员可将其作为补充信息,用于他们正在审查或调查的任何用户活动或数据点。
最新监测技术
高效Lab使现场监测解决方案"工作考核员"在Controlio有更令人信服的基于云的解决方案,将生产率与员工的深入监测混为一谈. Controlio代表了片段的新思维方式,它甚至提供实时视频录制和与按键跟踪同步的直播流.
录像是下一个前沿,它已经由Teramind, StaffCop Entertainment,和Controlio等公司提供. 获取现场或录制的视频提供了最准确的法证证据,更不用说能够迅速搜索、清洗甚至利用OCR技术获取通过视频录制的文件的完整细节。
编辑者选择Teramind通过启用可运行视频文件的光学字符识别(OCR),将视频录制到全新的关卡. 这意味着它可以识别屏幕和文档中的文本,并使视频能够通过这些数据进行搜索。 On-presimes供应商StaffCop Entertainment公司还为截图和文件提供OCR功能.
加入这些类型的视频录制和直播能力使得这些供品可以跳跃在旧的解决方案中找到的东西,这些解决方案大多以截图为中心. 新一代为企业提供了对雇员活动无差距的监督,这很可能是该类别向前迈进的规范。
除了图像本身之外,这些监控平台可以给每个应用程序,文件,消息,甚至Zoom呼叫提供惊人的能见度. 使用OCR,深度监控可以提供更多关于工人如何使用特定桌面或网络应用的信息.
最先进的员工监测工具还可以解析电子邮件信息,聊天,即时消息(IMs),以及其他个人或团队的通信应用. 他们会监视你管理员设置的参数或关键词 真正的血流成河的解决办法甚至可以在截图和视频中发现信用卡号码和其他敏感数据,并自动启动警报。
这种深入的追踪也适用于追踪文件和扫描文件名称。 软件经常可以抓取所附文档或文件,这样管理员就可以查看. 例如,假设公司高管想知道员工是在内部谈论CEO还是CTO. 在这种情况下,他们可以设置自动关键词触发器并接收自动电子邮件提醒或报告.
你可以经常配置规则,防止员工通过个人渠道发送公司数据,下载未经IT批准的应用程序或文件,甚至无法从公司个人电脑上访问USB拇指驱动器. 并非所有的平台都提供这种自动化水平,但那些可以提醒用户停止动作或只是通知管理员或更新审计日志的平台.
微弱的员工视角
如前所述,并非所有这一切都会 与你计划 监测的工人。 当然,完全无聊意味着你会知道 你的员工在公司时间里在做什么 以及他们在做什么 但是,对于这种深入了解的愿望也需要与他们的关切相平衡。 在已经很紧张的劳动力中 涌现出一种"大哥"式的环境 可能会导致一些可怕的打击。
事实上,雇员监测的挑战主要在于该进程的人文方面,雇员和管理人员都表示反对。 许多员工会不安地听到监测软件安装在他们的机器上,或者更糟的是发现它. 另一方面,管理人员只有这么长的时间才能通过数百甚至数千个报告日的截图。
虽然有些企业在工人不知情的情况下有合法需要进行监督,但我们建议大多数组织不要这样做。 上板上的对话,你为什么需要做监控 可能是尴尬的, 但这是没有什么 相比反弹 你会面临 如果你被抓住 监控人未经他们的同意。 这种秘密监控甚至可能 降落在一些司法管辖区的合法热水。
公开的交流是你们最好的赌注 了解你的员工是如何花时间的 是那些工人在办公室时你已经在做的, 所以你想用某种方式来做,因为他们在远程工作。 解释这一点,即使对怀疑的员工来说,也不应该有困难.
虽然上述的深度监控能力 对普通员工来说可能是令人毛骨悚然的, 但没有理由用在你的整个员工队伍中. 把他们限制在那些经常获取高度敏感数据或应用软件的员工身上, 很可能就是需要的, 而这种情景是这些员工更容易理解的。
大小和安全
在对其中一个系统扣动扳机之前,需要考虑的两个重要标准是,你想要管理的员工队伍的规模以及你需要维护的数据的安全水平。 这反过来又与理解你想要监测的是什么有关。
您的企业是否投资于员工监测工具,主要目的是提高生产力和效率? 或者你真正想要或需要 充分洞察雇员在公司时间里所做的一切事情 以细心的细节? 这些问题的答案与劳动力的规模有关,因为你说的是在近实时内收集大量数据的可能性。 这种前景不仅提出了储存问题,而且提出了分析问题。
一个监测系统需要分析200名雇员的实时输入数据,用于关键词或URL触发器,它将比它需要为20 000名工人做同样工作时提供更快和更准确的结果。 它肯定会比一个系统 更方便使用OCR或视频分析 搜索20,000名员工的深度数据
这意味着您对其中任何平台的评价过程都需要包括您打算在现实生活中使用的所有提醒,数据收集,分析操作. 那你得和系统的表现相匹配 看看它与你的实际员工数相比会怎么样 只有这种分析才能让你知道 你能够收集到多少数据 以及你能够实际完成什么样的提醒和分析。
一旦你收集了数据,你也需要保护它。 员工监控数据与客户信用卡号码或其他财务记录一样敏感 如果数据被泄露,黑客有可能获得从雇员财务数据到其家庭和子女照片的所有信息。
因此,信息技术管理员必须为这些信息绘制准确的数据生命周期图,并确保组织和监测服务提供者都有足够的保障。 最低限度应包括不仅管理员,而且第三方应用程序(如分析工具)的访问控制,此外还有至少一层加密。
向法律小组寻求安全考虑方面的指导。 不同的州和市有不同的准则,甚至对监测的确切内容以及监测在法律上能够达到何种程度有不同的定义。 讨论不仅会涉及到你能够记录什么, 而且还会涉及到你能够对数据做什么样的分析, 以及如何储存数据。 自该大流行病以来,这些决定变得更加复杂,因为与每个人向中央办事处报告时相比,你的劳动力可能覆盖更广泛的地域范围。
带员工监测板
你需要仔细考虑你的组织的需求 以及你希望从执行员工监控解决方案中得到什么好处 那你必须选择你的监测工具, 不仅基于它能做什么, 而且基于如何运用它, 以及你的工作人员在这个过程中有多少能见度。
围绕员工时间和努力的价值,存在一些突出的争论,新的从家乡工作的现实使得这一点更加重要. 管理人员现在很难确定和跟踪其雇员的生产率,特别是现在分布的劳动力意味着更灵活和不统一的工作时数。
然而,团队仍然需要为共同的目标而努力,如果您是管理者,人们会期望您给予员工一定程度的自由,以决定如何最好地完成他们的工作. 有鉴于此,组织工具和系统对于不再在既定办公文化中工作的分布式小组至关重要。 仔细规划有助于确保这些工具除了监测引擎之外,还成为有用的人力资源解决方案。
